Protección de Datos Personales, anonimización y Seguridad de la Información

32 ColecciónGuías Pedagógicas: Proteccióndedatos personales, anonimizacióny seguridadde la Información ← Volver a la tabla de contenidos • Se mantendrá el documento íntegro en los archivos de laCorporación. Este, bajo los preceptos legales que rigen el derechodeaccesoa la informaciónpú- blica, podrá consultarse directamente en las oficinas en las cuales reposa. • La parte interesada debe aportar la documentación que permita conocer la extinción de la pena, ya sea me- diante copia de la providencia que extinguió la pena impuesta y/o certifi- caciónde laautoridad judicial sobre el particular que respalde tal pretensión para que se emita el concepto corres- pondiente, exigenciaque fue laque le requirió el Juez colegiado al actor. • Cuando está involucrado unmenor in- fractor, y para efectos de la publicidad de la providencia, se debe disponer la anonimizacióndelnombredelprocesa- do, enarasdeevitar su reconocimiento e individualización, conforme a lo esta- blecido en el numeral 8° del artículo 47 de laLey 1098de2006y lodispuestoen la Circular Nº004 del 16 de noviembre de 2016, proferidapor laPresidenciade la SaladeCasaciónPenal. • En las sentencias o autos con conte- nido penal proferidos por la Sala, en los que semencione expresamente condenas, se compruebe que judi- cialmente se declaró cumplida o prescrita o extinguida por muerte del condenado, se deberá suprimir de las bases de datos de acceso abierto los nombres de las personas condenadas, salvo en los eventos en que la ley obligue a conservar información siempre. No obstante, semantendrá el documento íntegro en los archivos de la Corporación. Este, bajo los preceptos legales (CSJ AP, dic. 2 de 2015, rad. T-25360) . (CSJ Auto de 2 ago. 2021, rad. 112727, CUI: 11001-02-04-000- 2020-01441-00, CSJ 20889 de 2015) . 4.2.1. Procedimiento para la anonimización de providencias de contenido penal La Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, ha establecido: “(…) la regla que establece la Sala de Casación Penal, que deben observar los funcionarios responsables de la administración de sus bases de datos es la siguiente: Las sentencias condenatorias que expida la Sala o los autos en los que haga referencia a ellas (inadmisión de demandas de casación, por ejemplo), se ofrecerán íntegras a la comunidad en su servidor de acceso público –sin la supresión de los nombres de los procesados— permitiéndose que los ciudadanos accedan a ellas a través de los buscadores web o del full text de la Corte y sólo con autorización de lectura. Cuando se compruebe que judicial- mente se declaró cumplida o prescrita la pena, se suprimirán de las bases de datos de acceso abierto los nombres de las personas condenadas, salvo en los eventos en que la ley obligue a con- servar pública esa información en todo tiempo. No obstante, se mantendrá el documento íntegro en los archivos de la Corporación. Este, bajo los preceptos legales que rigen el derecho de acceso a la información pública, podrá consul- tarse directamente en las oficinas en las cuales reposa” “Con todo, se le recuerda a los intere- sados que el medio eficaz para lograr la anonimización, en caso que ese sea el interés, es la formulación de una petición que en ese sentido específico se haga, con el acompañamiento de los docu- mentos que arriba fueron mencionados” (CSJ STP3781 de 2021) . 4.2.2. La Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia mediante Acuerdo No. 034 del 16 de diciembre de 2020 La Sala de Casación Civil de la CSJ, ha establecido reglas también para la ano- nimización de la información cuando se trate, entre otros, de menores de edad: “De conformidad con el «ARTÍCULO PRIMERO» del Acuerdo No. 034 de esta Sala, expedido el pasado 16 de diciembre, atendiendo a que en esta providencia se resuelve una situación jurídica relacionada con una persona menor de edad, como medida de protección a su intimidad, se emiten dos versiones de esta sentencia, “con idéntico tenor, una reemplazando los nombres y los datos e informaciones (fami- liares), que permitan conocer su identidad y ubicación, para efectos de publicación en los repositorios, medios de comunicaciones y motores de búsqueda virtuales, y otra con la información real y completa de las partes, que se utilizara únicamente para notificaciones a los sujetos procesales e intervinientes y que se mantendrá́ con re- serva a terceros interesados” https://www. cortesuprema.gov.co/corte/ wp-content/ uploads/not/civil21/prov/1100 1-02-03-000- 2021-03254-00.pdf 4.3. Consejo de Estado El Consejo de Estado a través de la sentencia 44001-23-31-000-2009-00016- 01(44588) ha establecido el ocultamiento de la identificación de las partes para la protección de los derechos de los meno- res de edad, de sus representantes, inclu- yendo material probatorio, indicando las siguientes reglas: