Protección de Datos Personales, anonimización y Seguridad de la Información

33 La Justicia mi aliada estratégica ← Volver a la tabla de contenidos • La publicación que se efectúe de la sentencia o en su versión magnética y física, se omitan sus nombres. Los nombres deberán ser reemplazados por las letras comoAA, BB, CC, DD, etc. • Las copias destinadas a las partes y el original que reposaráenel expediente cuentencondichosdatosde identidad. • Aspectos relativos a la saludmental y aspectos que se restringena su esfera individual, personal y social y compro- meten datos sensibles a su intimidad. • La publicación de la sentencia que- dará circunscrita al expediente y al tomo copiador de la Corporación donde se tomará nota de la prohi- bición de reproducción, y la Relato- ría de la Corporación sustituirá el nombre del demandante durante el fallo por siglas (v.gr . XX), con lo que se garantizará la reserva. 25000-23- 26-000-1997-13644-02(37532) _1. 4.4. Centro de Documentación Judicial del Consejo Superior de la Judicatura (CENDOJ) Pormediode laCircularCDJC23-1 del 12de mayo del 2023, se establecieron lineamien- tos sobre la publicación de contenidos en el portal web de la Rama Judicial, en cumpli- mientode la sentencia SU355/22 de laCorte Constitucional. Acontinuación, se relacionan aquellas relativas a la anonimizacióno reser- va de la información personal: • Establece que, si un despacho judicial opta por publicar piezas procesales de los expedientes en el portal web de la Rama Judicial, debe asegurar- se que sea una versión pública en la que se esté protegiendo el derecho fundamental a la intimidad personal y familiar conforme lodispone laCons- titución Política de Colombia, las leyes y demás normas procesales, además deberá: • Utilizar técnicas de protección de da- tos cómo: anonimizar, transliterar o editar el documento para suprimir la información o datos que no puedan difundirse. • Cuando la información contenida en un documento no esté protegida por una excepción contenida en la Ley 1712 de 2014 y sus normas regla- mentarias, debe hacerse una versión pública quemantenga la reserva de la parte indispensable. La reserva de acceso a la información opera res- pecto del contenido de un documen- to público, pero no de su existencia. • Verificar que, si la información a pu- blicar es una pieza procesal, cumpla con los controles para la protección de los datos sensibles de los titulares. • Tener como referente las disposicio- nes adoptadas en esta materia por la Sala de Casación Civil de la Cor- te Suprema de Justicia mediante Acuerdo No. 034 del 16 de diciembre de 2020 y la Presidencia de la Corte Constitucional mediante Circular In- terna No.10 del 10 de agosto de 2022. 4.4.1. Lineamientos operativos para las publicadores de contenido • Velar por la integridad y protección de los datos sensibles contenidos en los documentos a publicar en el portal webde laRamaJudicial,manteniendo controlespreviosa laspublicacionesde contenidos, de losdocumentosypiezas procesales. • Cumplir las obligaciones legales res- pecto del tratamiento de los datos, el ciclo de vida de la información, los procedimientos internos para el tratamiento de estos, los riesgos e impactos a la entidad por la gestión inadecuada de los datos sensibles, y demás conceptos para la protección del derecho a la intimidad personal y familiar. • Los publicadores de contenidos vela- rán por que las publicaciones de los documentos sean efectivamente las versiones protegidas y/o públicas • Garantizar que los servidores judicia- les designados comoadministradores de contenidos en el proceso operativo de publicación, conozcan y entien- dan los controles para la protección del derecho a la intimidad personal y familiar, especialmente de piezas procesales. • Guardar la reserva, confidencialidad, disponibilidad y privacidad de toda la información de propiedad de la Rama Judicial, sin divulgar a terceras personas salvo autorización expresa del titular de los datos. • Dar cumplimiento a las políticas de seguridad de la información de la Rama Judicial y las contempladas en lanormativa vigente sobre lamateria. • Garantizar el adecuado manejo de la información recibida por parte de la entidad, en el desarrollo de la gestión judicial.